Jak działa Moduł Nieprawidłowości?

Przewodnik dla administratorów

1. Wprowadzenie

Moduł zgłaszania nieprawidłowości to narzędzie umożliwiające pracownikom i osobom zewnętrznym zgłaszanie problemów, naruszeń lub incydentów w organizacji. System został zaprojektowany tak, aby zapewnić łatwy i intuicyjny proces zgłaszania oraz zarządzania zgłoszeniami, a także umożliwić ich śledzenie i rozwiązanie w odpowiednim czasie.

Dzięki modułowi możliwe jest anonimowe lub jawne zgłaszanie problemów, przypisywanie ich do odpowiednich osób, śledzenie statusu oraz komunikacja z zespołem odpowiedzialnym za rozwiązanie sprawy.

Moduł można dostosować zgodnie z wymogami Ustawy o Ochronie Sygnalistów. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule Moduł Nieprawidłowości- zgłoszenia Sygnalistów.

2. Kluczowe funkcjonalności modułu

2.1 Tworzenie i składanie zgłoszeń

• Użytkownicy mogą zgłaszać nieprawidłowości poprzez system, dedykowaną stronę internetową lub skanując kod QR.
• Możliwość zgłaszania jawnego lub anonimowego.
• Dodawanie opisów, kategorii, priorytetów oraz miejsca wystąpienia nieprawidłowości.
• Możliwość dołączenia załączników, np. zdjęć lub dokumentów.
• Możliwość określenia zaleceń dotyczących rozwiązania problemu.
• Możliwość śledzenia zmian w zgłoszeniu.
  
  

2.2 Zarządzanie zgłoszeniami

• Przypisywanie zgłoszeń do odpowiednich osób lub zespołów.

• Definiowanie priorytetów oraz kategorii zgłoszeń.

• Możliwość edycji, dodawania zadań, notatek i aktualizacji statusu zgłoszenia.

• Możliwość anonimizacji fragmentów lub całych zgłoszeń.

• Archiwizacja zakończonych spraw.

2.3 Obsługa zgłoszeń i komunikacja

• Automatyczne powiadomienia potwierdzające przyjęcie zgłoszenie.

• Możliwość dodawania wewnętrznych notatek do zgłoszeń.

• Wysyłanie wiadomości do zgłaszającego (jeśli nie wybrał zgłoszenia anonimowego).

• Dziennik zmian zgłoszenia dostępny dla zarządzających

2.4 Przeglądanie i raportowanie zgłoszeń

• Filtrowanie zgłoszeń według statusu, kategorii, priorytetu, miejsca wystąpienia, firmy, departamentu, przypisanych użytkowników.

• Widok zgłoszeń w formie listy lub tablicy Kanban.

• Eksportowanie danych dotyczących zgłoszenia.

• Raporty wybranych zgłoszeń.

• Śledzenie czasu rozwiązania poszczególnych spraw.

2.5 Konfiguracja modułu przez administratorów

• Definiowanie kategorii i priorytetów zgłoszeń.

• Określanie osób odpowiedzialnych za poszczególne kategorie.

• Konfiguracja zewnętrznych formularzy zgłoszeniowych.

• Określanie czasu na rozwiązanie zgłoszenia z powiadomieniami przypominającymi.

• Personalizacja wyglądu oraz treści powiadomień.

• Dodawanie dokumentów wyświetlanych w module.

• Określanie godzin pracy obsługi zgłoszeń.

3. Jak zgłosić nieprawidłowość?

1. Z poziomu systemu
   

   • Przejdź do zakładki "Zgłoś nieprawidłowość".

   • Wypełnij formularz podając kategorię, opis, priorytet oraz ewentualne załączniki, opcjonalnie podaj swój adres e-mail, aby otrzymywać powiadomienia. 

   • Zatwierdź zgłoszenie i oczekuj na aktualizacje statusu. Twoje zgłoszenie będzie widoczne z liście z poziomu Moje dane->Nieprawidłowości->Moje.
     

2. Za pomocą formularza na stronie internetowej
   

   • Wejdź na stronę zgłoszeniową udostępnioną przez firmę.

   • Wypełnij wymagane pola i opcjonalnie podaj swój adres e-mail, aby otrzymywać powiadomienia.

   • Zatwierdź zgłoszenie i zapisz jego numer referencyjny. 

   • Śledź status zgłoszenia i komunikuj się z osobami zarządzającymi przez stronę formularza.

3. Za pomocą kodu QR
   

   • Zeskanuj kod QR umieszczony w miejscu pracy.

   • Przejdź do strony zgłoszenia i wypełnij formularz, opcjonalnie podaj swój adres e-mail, aby otrzymywać powiadomienia. 

   • Potwierdź zgłoszenie i zapisz jego numer referencyjny. 

   • Śledź status zgłoszenia i komunikuj się z osobami zarządzającymi przez stronę formularza.

4. Statusy zgłoszeń

Każde zgłoszenie przechodzi przez kilka statusów (Statusy są konfigurowalne, propozycje poniżej są standardowym ustawieniem systemu).

• Zgłoszono – zgłoszenie zostało utworzone i oczekuje na przypisanie.

• Przypisano – zgłoszenie zostało przypisane do konkretnej osoby lub zespołu.

• W toku – zgłoszenie jest w trakcie rozwiązywania.

• Wykonano – działania naprawcze zostały podjęte.

• Zakończono – zgłoszenie zostało w pełni zamknięte.

• Problem – zgłoszenie wymaga dodatkowych działań lub jest wstrzymane.

5. Korzyści z korzystania z modułu

• Uproszczony proces zgłaszania problemów – intuicyjna obsługa dla każdego użytkownika.

• Szybsze rozwiązywanie zgłoszeń – dzięki przypisywaniu i monitorowaniu postępu.

• Anonimowość – możliwość zgłaszania nieprawidłowości bez ujawniania tożsamości.

• Pełna transparentność – użytkownicy mogą śledzić status swoich zgłoszeń.

• Zwiększona efektywność zespołów – dzięki raportom i analizie zgłoszeń.

6. Podsumowanie

Moduł zgłaszania nieprawidłowości to zaawansowane narzędzie pozwalające na skuteczne zarządzanie wszelkimi incydentami w organizacji. Umożliwia on szybkie zgłaszanie, skuteczne przypisywanie zgłoszeń do odpowiednich osób oraz sprawne ich rozwiązywanie. Dzięki szerokim możliwościom konfiguracji, moduł może być dostosowany do specyficznych potrzeb firmy, zapewniając lepszą organizację pracy i podnosząc standardy bezpieczeństwa oraz komunikacji wewnętrznej.

Jeśli masz dodatkowe pytania sprawdź inne artykuły dotyczące obsługi modułu nieprawidłowości lub skontaktuj się z administratorem systemu albo Supportem HRP.