Opis modułu Nieprawidłowości

Nieprawidłowości to moduł systemu, który pozwala na zebranie w jednym miejscu wszystkich problemów i usterek, z którymi zmaga się firma, aby skutecznie je rozwiązywać. Moduł można wykorzystać zgodnie z polityką whistleblowingu oraz dostosować do wymogów ustawy o ochronie sygnalistów oraz wewnętrznych procedur organizacji.

1. Aby przejść do modułu, wybierz zakładkę FIRMA, a potem NIEPRAWIDŁOWOŚCI.

2. W zakładce LISTA znajdują się wszystkie nieprawidłowości zgłaszane przez pracowników, z możliwością filtrowania.

Po prawej stronie wybranego zgłoszenia z listy można wejść do Edycji wybranej nieprawidłowości.

W każdym zgłoszeniu, możesz edytować treść, zmieniać status, priorytet, miejsce wystąpienia nieprawidłowości. Możliwe jest również przypisanie pracownika do konkretnej sprawy, bądź jej archiwizacja.

W panelu po lewej stronie możesz dodać prywatne notatki, widoczne dla osób mających dostęp do tego zgłoszenia.

Kolejna funkcja umożliwia przypisywanie zadania związanego ze zgłoszeniem do konkretnego pracownika, dzięki temu możesz efektywniej i szybciej dążyć do jego rozwiązania. Możesz określić, co to będzie za zadanie, kto je wykona (zależnie od ustawień kategorii i modułu) i w jakim terminie.

W zakładce wiadomości możesz prowadzić korespondencję z osobą zgłaszającą.

*Wiadomości działają dla zgłoszeń systemowych oraz zgłoszeń dokonanych przez formularz JEŻELI zgłaszający oznaczył opcję powiadomień mailowych.

Na końcu dostępny jest dziennik zmian, w którym możesz śledzić progres konkretnego zgłoszenia.

*Dziennik zmian dostępny jest tylko dla osób zarządzających daną kategorią.

3. W zakładce KANBAN, zgłoszenia są kategoryzowane według ich statusu, ułatwia to zarządzanie nieprawidłowościami i obserwowanie, na jakim etapie rozwiązania się znajdują.

4. W zakładce USTAWIENIA, możesz edytować KATEGORIE, MIEJSCE WYSTĄPIENIA, STATUS,  FORMULARZE, OSOBY ODPOWIEDZIALNE oraz ZGODY.

KATEGORIE - możesz dodawać i edytować:

- kategorie i ich Grupy, 

- określoną liczbę dni na rozwiązanie zgłoszenia, 

- konfigurować przypomnienia o zbliżającym się terminie rozwiązania, 

- ustawiać powiadomienie przyjęcia dla zgłaszającego, 

- zanonimizować fragment lub całość zgłoszeń, 

- ograniczać użytkowników z dostępem,

- ustalać osobę zarządzającą.

MIEJSCE WYSTĄPIENIA - możesz dodać i edytować nazwy miejsc, w których potencjalne zdarzenia mogą występować i przypisywać je do lokalizacji zdefiniowanych w systemie.

STATUS - możesz dodawać i edytować dostępne statusy zgłoszeń wg stopnia ich wykonania pasującego do procesu w Twojej firmie oraz modyfikować kolory statusów w kolumnach kanbanu. Możesz również skonfigurować Domyślny status, który zostanie nadany nowym zgłoszeniom i określić status, który oznaczy zgłoszenie jako rozwiązane.

*Statusy, który oznaczysz jako Rozwiązanie, spowodują zatrzymanie liczenia czasu przetwarzania zgłoszenia. Jeżeli zgłoszenie nie będzie oznaczone jako rozwiązane w terminie, system będzie wyświetlał przypomnienie o przekroczonym terminie i zapytanie o wysłanie wiadomości do zgłaszającego (co jest istotne np. ze względu na konieczność potwierdzenia przyjęcia zgłoszeń objętych ustawą o ochronie sygnalistów).

FORMULARZE - możesz utworzyć formularz dotyczący zgłaszania nieprawidłowości i udostępniać go poza systemem, np. na stronie internetowej, wydrukowany bądź wyświetlany w miejscach łatwo dostępnych dla pracowników, podczas spotkań kongresowych, lub w innych sytuacjach tak, aby również osoby zewnętrzne mogły wysyłać zgłoszenia. Formularz otwierany jest za pomocą zeskanowanego kodu QR bądź wygenerowanego linku do dedykowanej strony.

Generowany jest również kod widgetu, który możesz zamieścić bezpośrednio na swojej stronie internetowej.

(*przykładowy kod QR, nie do użycia)

OSOBY ODPOWIEDZIALNE - dodawaj osoby, które będą odpowiedzialne za podejmowanie działań naprawczych. Jest o domyślna lista osób, które będzie można przypisać do zgłoszeń.

ZGODY - możesz zamieścić dokumenty, które będą wyświetlane użytkownikom wysyłającym zgłoszenia, takie jak Polityka ochrony danych osobowych, Polityka zgłaszania nieprawidłowości czy Procedura ochrona sygnalistów.