Moduł nieprawidłowości - zgłoszenia Sygnalistów

Rejestrowanie zgłoszeń Sygnalistów w module Nieprawidłowości.

W dniu 25 września 2024 roku w Polsce weszła w życie Ustawa o ochronie sygnalistów, implementująca unijną dyrektywę w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Ustawa ta nakłada na firmy i instytucje obowiązek wprowadzenia specjalnych procedur zgłaszania nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących takich zgłoszeń przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawców.

Wykorzystanie modułu zgłaszania nieprawidłowości do obsługi zgłoszeń sygnalistów

Moduł zgłaszania nieprawidłowości może zostać dostosowany do obsługi zgłoszeń sygnalistów, spełniając wymogi ustawy. Poniżej przedstawiamy, w jaki sposób można to osiągnąć:

Tworzenie wewnętrznych kanałów zgłoszeń: Moduł umożliwia pracownikom oraz współpracownikom zgłaszanie naruszeń prawa lub procedur wewnętrznych za pośrednictwem dedykowanego formularza dostępnego w systemie lub na stronie internetowej firmy. Zgłoszenia mogą być składane anonimowo lub z podaniem danych kontaktowych, w zależności od preferencji zgłaszającego.

Zapewnienie poufności i anonimowości: System gwarantuje pełną anonimowość zgłoszeń, co jest kluczowe dla ochrony sygnalistów przed potencjalnymi działaniami odwetowymi. Dane zgłaszającego są chronione, a dostęp do nich mają jedynie upoważnione osoby odpowiedzialne za rozpatrywanie zgłoszeń.

Rejestracja i zarządzanie zgłoszeniami: Moduł automatycznie rejestruje każde zgłoszenie, przypisując mu unikalny numer identyfikacyjny. Umożliwia to śledzenie statusu zgłoszenia, monitorowanie postępu działań następczych oraz zapewnia transparentność całego procesu.

Przypisywanie zadań i monitorowanie postępu: Po otrzymaniu zgłoszenia, moduł pozwala na przypisanie konkretnych zadań odpowiednim pracownikom. Umożliwia to efektywne zarządzanie procesem weryfikacji zgłoszenia oraz wdrażania działań naprawczych.

Komunikacja z sygnalistą: System oferuje funkcję bezpiecznej komunikacji z osobą zgłaszającą. Pozwala to na uzyskanie dodatkowych informacji lub przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej o podjętych działaniach.

Raportowanie i dokumentacja: Moduł umożliwia generowanie raportów dotyczących zgłoszeń, co jest istotne dla celów audytowych oraz zapewnienia zgodności z przepisami prawa. Wszystkie działania związane ze zgłoszeniami są dokumentowane, co ułatwia ewentualne kontrole i audyty.

Korzyści z wdrożenia modułu zgłaszania nieprawidłowości

Implementacja modułu zgłaszania nieprawidłowości przynosi szereg korzyści dla organizacji:

Zgodność z przepisami prawa: Spełnienie wymogów ustawy o ochronie sygnalistów oraz unijnej dyrektywy, co pozwala uniknąć potencjalnych sankcji.

Wzmocnienie kultury organizacyjnej: Promowanie transparentności i etyki w miejscu pracy, co pozytywnie wpływa na morale pracowników i reputację firmy.

Wczesne wykrywanie nieprawidłowości: Umożliwienie szybkiego reagowania na potencjalne naruszenia, co może zapobiec poważniejszym problemom w przyszłości.

Ochrona przed działaniami odwetowymi: Zapewnienie sygnalistom bezpieczeństwa i wsparcia, co zachęca do zgłaszania nieprawidłowości bez obaw o reperkusje.

Podsumowując, dostosowanie modułu zgłaszania nieprawidłowości do obsługi zgłoszeń sygnalistów pozwala na efektywne zarządzanie procesem zgłaszania i weryfikacji naruszeń, zapewniając jednocześnie zgodność z obowiązującymi przepisami prawa oraz ochronę osób dokonujących zgłoszeń.