Rozliczanie delegacji

Przesłane przez uczestników ustalenia wydatków i poniesionych kosztów, wpływają do zakładki ROZLICZONE. Po otwarciu przesłanej do rozliczenia delegacji system zasugeruje blokadę edycji delegacji, aby w czasie rozliczania uczestnik nie mógł wprowadzać zmian w Ustalaniu wydatków.

Elementy mechanizmu rozliczania delegacji:

1. Podsumowanie informacji oraz kursy walut użytych w deklaracji wydatków. Kurs na dzień wysłania wydatków do rozliczenia. Można wprowadzić zmianę ręcznie.
   
   Przewalutowanie System automatycznie przelicza wydatki zdeklarowane w innych walutach wg wyświetlanych kursów walut sprowadzając je do PLN w kolumnie SUMA.
   
   
2. Deklaracja kosztów w kategoriach
   Dodane przez użytkownika wydatki układają się wg. przypisanych do nich kategorii. Jeśli użytkownik błędnie przypisał kategorię do wydatku, osoba rozliczająca ma możliwość edycji wydatku w celu jego korekty. Aby edytować dodany wydatek, należy kliknąć w ikonkę edycji przy wydatku. Po zmianie kategorii wydatek zostanie przeniesiony. 
3. Kategoria Transport
   • Szczegóły podróży - lista tras i długości przejazdów zdeklarowanych przez użytkownika w celu wyliczenia kilometrówki 
   • Stawka za kilometr jest pobierana automatycznie z ustawień delegacji.
     
     
   • Kategoria ta pozwala również na rozliczenie ryczałtów przysługujących za przejazdy np. komunikacją miejską, na które pracownik nie ma rachunków.
     
     
4. Kategoria Jedzenie
   • Umożliwia dokonanie odliczeń od diety w przypadku, gdy pracownik miał zapewnione posiłki. Wysokość diety jest automatycznie wyliczana na podstawie deklaracji etapów delegacji. 
   • W przypadku gdy delegacja trwa niepełną dobę, można odliczyć posiłek w takiej dobie np. pracownik zdeklarował śniadanie i/lub obiad w ostatnim dniu delegacji, można w ten sposób skorygować wysokość odliczeń (jeśli taki stosuje się w firmie)
     
     
5. Kategoria Zakwaterowanie
   • Poza zdeklarowanymi wydatkami na zakwaterowanie, kategoria ta pozwala również na rozliczenie ryczałtów przysługujących za noclegi, za które uczestnik nie posiada rachunków. 

System rozliczania 

1. Ponieważ niewykorzystane diety i ryczałty należy zwrócić uczestnikowi, aby kwota za dietę lub ryczałt wliczyła się do podsumowania rozliczenia należy zaznaczyć PODLEGA ROZLICZENIU. Diety i ryczałty nie są wydatkami, dlatego nie posiadają STATUSU.
   
2. Wydatki można Zatwierdzić, Odrzucić, lub Potrącić. Jeśli status jest już ustalony, oznacza to, że wydatki te zostały przeprocesowane już np. przez przełożonego (lub wg. procesu zatwierdzenia wydatków)
3. STATUSY 
   1. Zatwierdzono 
      • PODLEGA ROZLICZENIU - wydatek poniesiony przez pracownika i zaakceptowany do zwrotu. Płacony np. Prywatną kartą kredytową. Wlicza się w podsumowanie do zwrotu. 
      • NIE PODLEGA ROZLICZENIU - wydatek zaakceptowany, poniesiony przez pracownika zasadnie ale nie podlegający zwrotowi ze względu na płatność np. Firmową kartą kredytowa / Firmową kartą Revolut. Nie wilcza się w podsumowanie do zwrotu.
        
        
   2. Potrącono
      • PODLEGA ROZLICZENIU - Użytkownik wygenerował nieuzasadniony wydatek i zapłacił za niego Firmową formą płatności. Musi dokonać zwrotu tego kosztu (innymi słowy, zostanie mu on potrącony od wynagrodzenia)
        
        
   3. Odrzucono - Użytkownik wygenerował nieuzasadniony wydatek, ale zapłacił za niego np. prywatną kartą lub własną gotówką. PODLEGA ROZLICZENIU jest automatycznie nieaktywne.
      
      
4. Podsumowanie rozliczenia
   System sumuje wszystkie koszty oznaczone jako PODLEGAJĄCE ROZLICZENIU, odejmuje zwracaną kwotę zaliczki jeśli taka została zdeklarowana przez uczestnika, a w Bilansie wyświetla kwotę do zwrotu uczestnikowi. 
   Jeśli to rozliczany uczestnik powinien dokonać zwrotu za nieuzasadnione wydatki, system podświetli bilans na czerwono. 
   
   Po rozwinięciu SZCZEGÓŁÓW FORM PŁATNOŚCI wyświetlą się sumy zaakceptowanych wydatków w podziale na formy płatności.
   
5. Rozliczenie dla pracownika
   Po analizie wszystkich kosztów, można rozliczyć delegację dla wybranego uczestnika. 
   WAŻNE: Wszystkie wydatki muszą mieć określone STATUSY, aby można było rozliczyć delegację dla wybranego uczestnika.
   
   
6. Podsumowanie całościowe delegacji zawiera podsumowanie rozliczeń dla wszystkich uczestników delegacji.