Zarządzanie procesem delegacji

Wszystkie wysłane wnioski o delegację trafiają do osób określonych w procesie akceptacji do zatwierdzenia. Równolegle osoby zarządzające delegacjami z dostępem do Czas i Koszty -> Delegacje mają możliwość monitorowania całego procesu, edycji niektórych pól oraz zatwierdzania wniosków w przypadku nieobecności osoby odpowiedzialnej. 

1. Co oznaczają poszczególne zakładki:

DO AKCEPTACJI 

Wszystkie wnioski o delegację wysłane przez uczestników delegacji do zatwierdzenia, oczekujące na zatwierdzenie przełożonego/innych osób określonych w procesie akceptacji.

OCZEKUJĄCE

Wnioski zatwierdzone oczekujące informacji od uczestnika/uczestników co do pokonanych tras (deklaracja liczby przejechanych kilometrów), poniesionych kosztów (wydatki),zapewnionych posiłków, przejazdów komunikacją itp.

Osoby z dostępem do Czas i Koszty -> Delegacje mogą: 

• wprowadzić korekty we wniosku o delegację włączając edycję wniosku (np. w przypadku niepoprawnych dat potrzebnych do wyliczenia diety)
• ustalić wydatki i przesłać rozliczenie w imieniu innej osoby (np. jeśli uczestnik przyniósł kwity papierowe i/lub nie ma możliwości dodania informacji do systemu)

DO ROZLICZENIA 

Uczestnicy delegacji ustalili wydatki i dodali wszystkie informacje potrzebne do rozliczenia delegacji oraz przesłali rozliczenie. Można w tym momencie zablokować ustalanie wydatków uniemożliwiając uczestnikom wprowadzanie zmian w czasie rozliczenia.

ROZLICZONE 

Lista zatwierdzonych i rozliczonych delegacji oczekujących do zaakceptowania do wypłaty w przypadku zwrotu kosztów pracownikowi np. przez Kierownika Działu Finansowego. 

W przypadku konieczności zwrotu przez uczestnika, po otrzymanym zwrocie, delegację można zarchiwizować. 

DO WYPŁATY

Lista rozliczonych delegacji zaakceptowanych do wypłaty.

WYPŁACONE 

Lista delegacji, w których dokonano wypłaty zwrotu kosztów uczestnikom. 

ODRZUCONE

Lista odrzuconych wniosków o delegację. 

2. Akcje

Wnioski oraz delegacje można archiwizować pojedynczo lub zaznaczając kilka, a następnie wybierając Archiwizuj lub, dla akcji masowej, Akcje -> Archiwizuj , na każdym etapie procesu wnioskowania i rozliczania. 

Aby przywrócić z archiwizacji, należy rozwiną Filtry, zaznaczyć Zarchiwizowane, a następnie wybrać opcję ukrytą pod 3 kropkami po prawej stronie linijki odpowiadającej żądanej delegacji