Podpisywanie dokumentu w procesie onboardingu

Jak utworzyć szablon procesu i wysłać wybrany dokument do podpisu elektronicznego?

*Artykuł dotyczy wysyłania do podpisu dokumentów innych niż Umowy. Proces elektronicznego podpisywania umów znajdziesz w artykule Wysyłanie umów do podpisu elektronicznego.

1. Rozpocznij od utworzenia szablonu procesu wysyłania dokumentu do podpisu.

W zakładce Personel wybierz moduł Onboarding.

2. W zakładce po prawej stronie wybierz Szablony, a następnie Nowy szablon.

3. Wybierz widoczny na środku przycisk Dodaj Akcję.

4. Wybierz akcję Dokument i osoby, do których dokument zostanie wysłany do podpisu (pracownik, któremu przypisujemy proces/ jego przełożony/ inny, wybrany użytkownik systemu), następnie wybierz Dodaj.

5. Aby skonfigurować wybraną akcję, wejdź w szczegóły wybierając Edytuj.

6. W szczegółach uzupełnij:

-tytuł (wyświetlany użytkownikowi),

-dodaj dokument tekstowy (dokument możesz również dodać później, podczas przypisywania procesu do konkretnego użytkownika),

*w załączonym dokumencie możesz umieścic metatagi, aby system automatycznie uzupełnił g danymi wybranego użytkownika. Instrukcję używania metatagów znajdziesz w artykule Metatagi w dokumentach

-opis (wyświetlany użytkownikowi),

-wybierz folder, w którym podpisany dokument zostanie zapisany na koncie użytkownika,

-wybierz, czy dokument ma zostać zaakceptowany,

-zaznacz checkbox Elektroniczny podpis i wybierz z listy użytkownika- podpisującego z ramienia firmy.

Zapisz wprowadzone informacje.

7. Możesz wybrać kiedy akcja zostanie wykonana (w dniu Kluczowym, x dni wcześniej bądź później, o wybranej godzinie). Te informacje możesz później edytowac podczas przypisywania procesu do konkretnego użytkownika.

8. Uzupełnij nazwę szablonu. Możesz również przypisać szablon do firmy, departamentu i stanowiska (co ułatwi późniejsze wyszukiwanie szablonu).

Zaznacz checkbox Włącz szablon. Zostanie aktywowany i będziesz mógł przypisać go użytkownikom.

Po zakończeniu wybierz Zapisz.

9. Na liście pracowników (zakładka Personel, moduł Pracownicy) wyszukaj i zaznacz użytkownika, któremu chcesz przypisać proces, wybierz Akcje, Proces onboardingowy.

10. Wybierz szablon procesu, który chcesz przypisać pracownikowi.

11. Wybierz Kluczową datę-ta data określa początek procesu onboardingowego przypisanego do pracownika. W oparciu o tę datę wykonywane będą akcje. W blokach dni możesz określać ile dni przed lub po tej dacie mają zostać uruchomione wybrane przez Ciebie akcje.

12. Wybierz Edytuj aby skonfigurować szczegóły wybranej akcji. Dane zostaną zaciągnięte z szablonu procesu, możesz je edytować (wybrać inny dokument, zmienić Tytuł, opis, wybrać osobę podpisującą z ramienia firmy, czy zmienić folder, w którym dokumenty zostaną zapisane na koncie użytkownika).

*w załączonym dokumencie możesz umieścic metatagi, aby system automatycznie uzupełnił g danymi wybranego użytkownika. Instrukcję używania metatagów znajdziesz w artykule Metatagi w dokumentach

13. Wybierz godzinę, o której akcja ma zostać wysłana z systemu. Możesz dodać akcje przed i po wybierając dodaj akcję w tym samym dniu lub dodając akcję x dni przed lub po kluczowej dacie.

14. Po skonfigurowaniu procesu zapisz wprowadzone dane i wyślij proces wybierając przycisk Przypisz w dolnym lewym rogu okna.

Proces został przypisany do wybranego użytkownika. Zostanie uruchomiony o ustawionej godzinie wybranego dnia.

Proces zostanie wyświetlony po zalogowaniu do systemu:

Użytkownik będzie mógł zapoznać się z dokumentem i podpisać go elektronicznie.

Po podpisaniu, dokument zostanie zapisany we wcześniej wybranym folderze na koncie użytkownika, skąd można nim zarządzać (zmieniać datę, nazwę, folder, usuwać i pobierać).

Dokument można również wyszukać w module Dokumenty, zakładka Przesłane do pracowników.

W raporcie Zapoznania z dokumentami ścieżek onboardingów, możesz wyszukać wybrany proces i sprawdzić status jego wykonania (zakładka Personel, moduł Raporty).

Raport można również wyeksportować do pliku excel.