Podpisywanie dokumentu w procesie onboardingu

Jak utworzyć szablon procesu i wysłać wybrany dokument do podpisu elektronicznego?

*Artykuł dotyczy wysyłania do podpisu dokumentów innych niż Umowy. Proces elektronicznego podpisywania umów znajdziesz w artykule Wysyłanie umów do podpisu elektronicznego.

1. Rozpocznij od utworzenia szablonu procesu wysyłania dokumentu do podpisu.

W zakładce Personel wybierz moduł Onboarding.

2. W zakładce po prawej stronie wybierz Ustawienia, a następnie w zakładce Szablony, kliknij + Dodaj szablon.

3. Wybierz przycisk Dodaj Akcję.

4. Wybierz akcję Dokument następnie kliknij Dodaj.

5. W szczegółach uzupełnij:

-tytuł (wyświetlany użytkownikowi),

-dodaj dokument tekstowy (dokument możesz również dodać później, podczas przypisywania procesu do konkretnego użytkownika),

*w załączonym dokumencie możesz umieścic metatagi, aby system automatycznie uzupełnił g danymi wybranego użytkownika. Instrukcję używania metatagów znajdziesz w artykule Metatagi w dokumentach

-opis (wyświetlany użytkownikowi),

-wybierz folder, w którym podpisany dokument zostanie zapisany na koncie użytkownika,

-wybierz, czy dokument ma zostać zaakceptowany,

-zaznacz checkbox Elektroniczny podpis i wybierz z listy użytkownika- podpisującego z ramienia firmy.

Zapisz wprowadzone informacje.

6. Możesz wybrać kiedy akcja zostanie wykonana (w dniu Kluczowym lub x dni wcześniej bądź później).

7. Uzupełnij nazwę szablonu. Możesz również przypisać szablon do firmy, departamentu i stanowiska (co ułatwi późniejsze wyszukiwanie szablonu).

Zaznacz checkbox Włącz szablon. Zostanie aktywowany i będziesz mógł przypisać go użytkownikom.

Po zakończeniu wybierz Zapisz.

8. Wejdź do zakładki Onboardingi i wybierz PRZYPISZ NOWY PROCES.

9. Wybierz i oznacz użytkowników, którym chcesz przypisać proces.

10. Wybierz szablon z listy.

11. Uzupełnij kluczową datę, ustal czy proces może zostać odłożony na później, oraz czy wysłać powiadomienie mailowe do użytkownika o przypisanym procesie.

12. Po uzupełnieniu wszystkich informacji ZAPISZ przypisanie procesu.

Proces został przypisany do wybranego użytkownika. Zostanie uruchomiony rano wybranego Dnia Kluczowego.

Proces zostanie wyświetlony po zalogowaniu do systemu:

Użytkownik będzie mógł zapoznać się z dokumentem i podpisać go elektronicznie.

Po podpisaniu, dokument zostanie zapisany we wcześniej wybranym folderze na koncie użytkownika, skąd można nim zarządzać (zmieniać datę, nazwę, folder, usuwać i pobierać).

Dokument można również wyszukać w module Dokumenty, zakładka Przesłane do pracowników.

W raporcie Zapoznania z dokumentami ścieżek onboardingów, możesz wyszukać wybrany proces i sprawdzić status jego wykonania (zakładka Personel, moduł Raporty).

Raport można również wyeksportować do pliku excel.