[HRP Advanced] Zarządzanie Umowami

W PONIŻSZYM ARTYKULE: 

1. Przygotowanie szablonów umów
2. Weryfikacja danych personalnych i kontaktowych pracowników
3. Dodawanie umowy do profilu pracownika
4. Elektroniczne podpisywanie umów
5. Weryfikacja i przechowywanie umów
6. Monitorowanie terminów i aktualizacje umów
7. Zarządzanie procesami związanymi z umowami:

1. Przygotowanie szablonów umów
   Proces rozpoczyna się od przygotowania umów, takich jak umowy o pracę, umowy o dzieło, umowy o pracę na czas określony, a także inne dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników. Dział HR współpracuje z innymi działami organizacji, aby określić dokładne warunki umów.
   
   Przygotowane umowy powinny być jasne, precyzyjne i zgodne z obowiązującym prawem pracy oraz wewnętrznymi politykami organizacji.
   
   HRPanorama umożliwia stworzenie szablonów dla każdego typu umowy, tak aby móc je wykorzystywać powtarzalnie wraz z zatrudnieniem nowego pracownika lub przedłużając umowę.
   
   Aby dodać szablon umowy do systemu należy przejść do Ustawień -> Szablony -> Dokumenty -> Nowy Szablon, a następnie stworzyć preferowany szablon dokumentu umowy, który będzie standardowy dla wszystkich pracowników zatrudnionych w oparciu o ten rodzaj umowy.
   
   
   Szablon umowy może zawierać metatagi, dzięki czemu, niektóre dane o pracowniku mogą zaciągać się do szablonu dynamicznie. (W razie pytań o metatagi, skontaktuj się z nami na support@hrpanorama.com)
   
   
2. Weryfikacja danych personalnych i kontaktowych pracowników
   Aby móc poprawnie wysłać pracownikowi dokument umowy do podpisu elektronicznego, należy upewnić się, że w profilu pracownika dodane zostały poprawnie: adres email oraz PESEL. Przejdź do Personel -> Pracownicy -> Profil Pracownika -> pola: email i PESEL
   
   
   
   
3. Dodawanie umowy do profilu pracownika
   Dodać umowę do profilu użytkownika można na dwa sposoby.
   1. W Personel -> Pracownicy klikamy na checkbox obok pracownika, następnie Akcje i Utwórz umowy.
       
   2. W Personel-> Pracownicy klikamy w profil pracownika, a następnie w menu po lewej stronie wyszukujemy zakładkę Umowy. Następnie dodajemy "Nowa Umowa"
      
   3. W przypadku dodawania informacji o umowie do większej liczby pracowników, można zaimportować dane przez Personel -> Umowy -> Dodaj-> Importuj umowy.
      
      
      
4. Elektroniczne podpisywanie umów
   Aby wysłać umowy należy przejść do zakładki Personel-> Umowy, a następnie zaznaczyć umowę, która ma zostać wysłana do pracownika do elektronicznego podpisu.
   
   Kreator umowy będzie wymagał wyboru odpowiedniego szablonu umowy. Szablony dokumentów, w tym umów, tworzymy w Ustawienia ->Szablony
   
   
   W Personel -> Umowy, w zakładce "Oczekuje na epodpis firmy" znajdziemy wszystkie umowy, które są przez pracowników podpisują i oczekują podpisu osoby odpowiedzialnej po stronie firmy. 
    
5. Weryfikacja i przechowywanie umów
   Wszystkie umowy przechowywane są w teczce pracownika (Personel -> Pracownik -> Umowy), zaś dokumenty powiązane i załącznik w folderze wybranym jako lokalizacja docelowa w kreatorze podpisywania umów.
   
   Do dokumentów pracownika przechodzimy klikając na profil pracownika w zakładce Personel, a następnie w menu po lewej stronie -> Dokumenty.
   
   Zarządzanie wszystkimi dokumentami jest możliwe w zakładce Personel-> Dokumenty
    
6. Monitorowanie terminów i aktualizacje umów
   Monitorowanie terminów jest w HRP możliwe na dwa sposoby.
   1. W zakładce Personel -> Pulpit personelu, widzimy pola pokazujące osoby bez umów oraz raport i notyfikacje z umów kończących się.
      
   2. Przechodząc do zakładki Personel -> Raporty-> Kadrowe ->Umowy, widzimy raport umów, ze szczegółami umów dla wszystkich pracowników.
       
7. Zarządzanie procesami związanymi z umowami: 
   1. Rekrutacja
      Po pomyślnym procesie rekrutacji, HRPanorama umożliwia zamianę profilu kandydata w profil pracownika. Dzięki temu można wykorzystać proces elektronicznego podpisywania umów płynnie, od razu po decyzji o zatrudnieniu.
      
      
      
   2. Wynagrodzenia
      Umowy zawierają dane o wynagrodzeniach, które można łatwo monitorować dzięki raportowi Personel -> Raporty -> Wynagrodzenia -> Pensje
      
      
   3. Przedłużanie umów/ Aneksy
      Aneksy do umów bardzo łatwo tworzymy wchodzą w umowę, następnie w akcje i utwórz aneks.
       
   4. Zwalnianie pracowników
      Umowę można w łatwy sposób rozwiązać, co ją automatycznie archiwizuje. Pracownik w kolejnym kroku może zostać dopisany do stworzonej w module Onboarding ścieżki Offboardingowej (Personel -> Onboarding -> Dodanie ścieżki Offboarding a następnie Personel -> Pracownik -> Zaznaczamy checkbox -> Akcje -> Onboarding (wybierz stworzoną ścieżkę).