Realizacja procesu onboardingu

Jak przejść przez proces onboardingu / workflow w systemie?

1. Uruchomienie procesu onboardingu

Automatyczny start: Proces onboardingu/workflow uruchomi się automatycznie zaraz po Twoim zalogowaniu się do systemu rano w wyznaczonym Dniu Kluczowym (lub w dniach go poprzedzających, zgodnie z harmonogramem ustalanym przez firmę).

Powiadomienie e-mail: O przypisaniu nowego procesu możesz (ale nie musisz) zostać powiadomiony mailowo. Wiadomość otrzymasz tylko wtedy, gdy osoba przypisująca proces do Twojego konta zaznaczy odpowiednią opcję w ustawieniach.

2. Wykonanie zadań lub odłożenie procesu na później

Po zalogowaniu system wyświetli przygotowane dla Ciebie zadania.

Krok po kroku (Sekwencyjność): Zadania w procesie mogą być realizowane sekwencyjnie. Oznacza to, że zatwierdzenie jednej akcji (np. przeczytanie komunikatu) automatycznie odblokuje i uruchomi kolejną (np. podpisanie dokumentu).

Wykonanie od ręki: Możesz od razu przystąpić do realizacji kolejnych kroków wyświetlonych na ekranie.

Odłożenie na później: Jeżeli osoba przypisująca proces włączyła taką możliwość, nie musisz wykonywać wszystkich zadań natychmiast.

Po kliknięciu opcji odłożenia, proces będzie na Ciebie czekał na głównym pulpicie systemu.

Znajdziesz go w specjalnym kafelku (bloczku) o nazwie Do wykonania.

Będzie on tam widoczny przez liczbę dni określoną w ustawieniach przez administratora.

3. Rodzaje zadań i dostęp do dokumentów

W zależności od decyzji firmy, Twój onboarding może składać się z różnych etapów:

Materiały informacyjne i komunikacja: W systemie mogą pojawić się powitalne wiadomości wideo, artykuły z bazy wiedzy do zatwierdzenia, prezentacja zespołu, informacja o przydzielonym sprzęcie czy przedstawienie Twojego Onboarding Buddy (opiekuna wdrożenia).

Uzupełnianie danych i ankiety: Możesz zostać poproszony o wypełnienie formularza z brakującymi danymi osobowymi lub wypełnienie ankiety feedbackowej.

Podpis elektroniczny: Jeśli dokument (np. regulamin czy oświadczenie) wymaga podpisu, system bezpiecznie przeprowadzi Cię przez proces elektronicznego podpisania bezpośrednio na ekranie.

Przesyłanie plików przez pracownika: W niektórych krokach system może poprosić Cię o samodzielne wgranie i przesłanie dokumentów (np. świadectw pracy lub dyplomów).

Gdzie znajdziesz swoje dokumenty po zakończeniu procesu?

Ważne: Wszystkie przesłane i podpisane w trakcie onboardingu dokumenty są dla Ciebie dostępne i zapisują się na Twoim koncie pracownika, jeżeli zostaną zapisane w folderze udostępnionym do widoku pracownika przez osobę konfigurującą proces. Jeśli folder jest udostępniony, możesz w każdej chwili po zakończeniu onboardingu wejść do zakładki Moje dane-> Moje dokumenty, aby pobrać lub przejrzeć swoje dokumenty.