Automatyczny onboarding rozłożony w czasie

Onboarding krok po kroku – jak zautomatyzować i rozłożyć proces na dni?

W instrukcji poniżej dowiesz się jak zaplanować i przypisać użytkownikowi zautomatyzowany proces onboardingu, który może zawierać Akcje:

- włączenie/wyłączenie dostępu do systemu,

- wysłanie wiadomości email do pracownika,

- wysłanie personalizowanego dokumentu, również do podpisu elektronicznego,

- wyświetlenie artykułów z bazy wiedzy, również do zatwierdzenia,

- wysłanie ankiety, (*instrukcję jak utworzyć ankietę znajdziesz w artykule Nowa ankieta)

- przypisanie ścieżki onboardingowej, która może zawierać akcje: 

    -wyświetlania informacji, 

    -wypełniania danych, 

    -wysłania dokumentu do pracownika (również do zatwierdzenia), 

    -załączenia dokumentu przez pracownika, 

    -przedstawienia onboarding Buddy, 

    -przedstawienia zespołu, 

    -wyświetlanie przydzielonego sprzętu, 

    -zbieranie feedbacku.

   *instrukcję jak skonfigurować ścieżkę znajdziesz w artykule Nowa ścieżka onboardingu.

1. W zakładce Personel wybierz moduł ONBOARDING.

2. W zakładce po prawej stronie wybierz Szablony, a następnie Nowy szablon.

3. Wybierz dni, w które poszczególne akcje mają być wykonane w procesie. Jeżeli wszystkie akcje mają zostać włączone automatycznie jedna po drugiej, dodawaj akcje w jednym dniu (nazywanym Dniem Kluczowym, który ustalisz podczas przypisywania procesu do konkretnych użytkowników).

3. Wybierz widoczny na środku przycisk Dodaj Akcję.

4. Wybierz kolejne akcje, które chcesz dodać do procesu.

5. Aby skonfigurować wybraną akcję, wejdź w szczegóły wybierając Edytuj i uzupełnij szczegóły każdej akcji według wskazówek.

6. Uzupełnij nazwę szablonu. Możesz również przypisać szablon do firmy, departamentu i stanowiska (co ułatwi późniejsze wyszukiwanie szablonu).

Zaznacz checkbox Włącz szablon. Zostanie aktywowany i będziesz mógł przypisać go użytkownikom.

Po zakończeniu wybierz Zapisz.

7. Na liście pracowników (zakładka Personel, moduł Pracownicy) wyszukaj i zaznacz użytkownika, któremu chcesz przypisać proces, wybierz Akcje, Proces onboardingowy.

8. Wybierz szablon procesu, który chcesz przypisać pracownikowi.

9. Wybierz Kluczową datę-ta data określa początek procesu onboardingowego przypisanego do pracownika. W oparciu o tę datę wykonywane będą akcje. W blokach dni możesz określać ile dni przed lub po tej dacie mają zostać uruchomione wybrane przez Ciebie akcje.

10. Wybierz Edytuj aby skonfigurować szczegóły wybranej akcji. Dane zostaną zaciągnięte z szablonu procesu, możesz je wciąż edytować.

11. Wybierz godzinę, o której akcja ma zostać wysłana z systemu. Możesz dodać akcje przed i po wybierając dodaj akcję w tym samym dniu lub dodając akcję x dni przed lub po kluczowej dacie.

12. Po skonfigurowaniu procesu zapisz wprowadzone dane i wyślij proces wybierając przycisk Przypisz w dolnym lewym rogu okna.

Proces został przypisany do wybranego użytkownika. Zostanie uruchomiony o ustawionej godzinie wybranego dnia.

Proces zostanie wyświetlony po zalogowaniu do systemu:

Użytkownik będzie mógł wykonać wybrane akcje. Dane i dokumenty zostaną zapisane na jego koncie użytkownika.

Status onboardingu możesz sprawdzić na koncie użytkownika w zakładce Onboarding.

W raporcie Zapoznania z dokumentami ścieżek onboardingów, możesz wyszukać wybraną ścieżkę i sprawdzić status jego wykonania (zakładka Personel, moduł Raporty).

Raport można również wyeksportować do pliku excel.