Tworzenie szablonu pytań

Jak utworzyć nowy szablon pytań? W tym artykule znajdziesz instrukcje dotyczące:

• Wyboru rodzaju oceny (90, 180/ 270/ 360 stopni),
• tworzenia i edycji pytań w szablonie,
• wyboru sekcji podlegających ocenie wydajności (9 Box Talent Matrix),
• opisu i wartości granicznych macierzy,
• konfiguracji wyświetlania pytań (dla ocenianego i oceniającego),
• dodawania i edycji grup pytań,
• dodawania pytań do wywiadu z ocenianym,
• dodawania pytań do oceny menadżera,
• kalibrowania/ testowania szablonu pytań,
• ustawiania statusu szablonu (aktywny/szkic).

1. W zakładce Efektywność wybierz moduł OCENA PRACOWNIKA.

2. Z zakładek po prawej stronie wybierz SZABLONY PYTAŃ.

3. Aby utworzyć nowy szablon pytań kliknij DODAJ SZABLON PYTAŃ.

4. Wpisz nazwę szablonu, możesz również dodać opis szablonu, który będzie widoczny dla administratorów, następnie wybierz ZAPISZ.

5. Wybierz TYP SZABLONU, zależnie od rodzaju oceny, którą będziesz przeprowadzać i kliknij ZAPISZ.

• Typ 90|180 pozwala na przeprowadzenie samooceny (selfassessment) oraz oceny przez managera (downward). Można również wykorzystać ten typ do przeprowadzenia tylko samooceny lub tylko oceny przez managera. 

6. Jeżeli chcesz wykorzystać pytania do oceny wydajności pracownika zaznacz WŁĄCZ OCENĘ WYDAJNOŚCI. Wyświetlone zostaną dodatkowe ustawienia. Podczas dodawania pytań do szablonu włączona zostanie możliwość wybierania pytań do oceny potencjału lub wydajności.

Jeżeli nie będziesz wykorzystywać szablonu do oceny potencjału i wydajności pracownika, przejdź do punktu 10.

7. Wybierz metodę (jedną lub obie) wyznaczania potencjału pracownika:

1. W oparciu o odpowiedzi udzielone na pytania,
2. W oparciu o wybór menadżera (osoby oceniającej).

Na podstawie Twojego wyboru stworzone zostaną matryce 9 Box Talent Matrix: 

• Matryce utworzone na podstawie kalkulacji wyników odpowiedzi na pytania z odpowiedziami typu skala, 
• Matryca "manualna",  dla drugiego ustawienia poniżej, stworzona na podstawie subiektywnej oceny managera, 

8. Określ, dla których sekcji włączona ma być ocena wydajności. Na podstawie pytań o typie skala z tych sekcji będą liczone wyniki zaprezentowane na 9-box matrix. 

9. Możesz uzupełnić własne nazwy pól 9 Box Talent Matrix oraz określić graniczne wartości (procentowo) dla poszczególnych wierszy i kolumn. 

10. Wybierz ZAPISZ aby przejść do kolejnego kroku.

11. Sekcja pytań do oceny pracownika:

• Możesz zmienić nazwę sekcji klikając w nagłówek,
• Aby włączyć widoczność sekcji w szablonie upewnij się, że suwak "włącz sekcję" widoczny po prawej stronie jest aktywny;
• Możesz dodawać nagłówki grup pytań, które według twoich ustawień wyświetlane będą tylko administratorom lub/i oceniającym, lub/i ocenianym. Takie nagłówki wykorzystać możesz do grupowania pytań, dla łatwiejszego zrozumienia wykonywanej oceny. (Zalecane jest aby nagłówki były włączone)

Aby dodać/edytować pytania wybierz EDYTUJ PYTANIA.

12. Wybierz DODAJ NOWĄ GRUPĘ PYTAŃ. Grupy pomagają w uporządkowaniu oceny, jeżeli pytań jest dużo. 

Wpisz nazwę grupy i opcjonalnie dodaj definicję oraz instrukcje związane z pytaniami zawartymi w tej grupie. Zarówno definicje, jak i instrukcje mogą być różne dla osób oceniających i ocenianych. 

Potwierdź wprowadzone dane klikając ZAPISZ GRUPĘ.

WAŻNE! Pogrupuj pytania tak, jak chcesz, aby średnia z ich odpowiedzi pojawiła się na wykresie podsumowującym. Jedna kategoria pytań to jeden data-point na wykresie radarowym. Na poniższym raporcie widzimy, że grupa określa pytania dotyczące danej kompetencji. Dla grupy pytań o asertywności przypisana została wartość dla średniej z odpowiedzi na te pytania. 

13. Wybierz DODAJ NOWE PYTANIE aby rozpocząć proces dodawania pytań.

14. Uzupełnij pytanie (mogą być różne dla oceniającego i ocenianego). Zaznacz, czy pytanie jest wymagane i czy chcesz włączyć pole do opcjonalnego komentarza.

15. Wybierz, czy pytanie ma być brane pod uwagę w ocenie wydajności/ potencjału pracownika (9-box matrix).

Określ typ i ustal czy oceniający i oceniany otrzymają do zaznaczenia takie same odpowiedzi.

Możesz również zaznaczyć, która odpowiedź jest wartością oczekiwaną. Zostanie to odzwierciedlone na Radarze przy podsumowaniu oceny.

16. Aby zapisać wprowadzone dane wybierz ZAKOŃCZ EDYCJĘ PYTANIA.

17. Częścią oceny może być również wywiad. Włącz tę sekcję aby móc dodać pytania, które zostaną wykorzystane podczas spotkania oceniającego z ocenianym. 

18. Wybierz dla kogo wyświetlane ma być pytanie (dla oceniającego/ocenianego/obu), oznacz czy pytanie jest wymagane i określ oraz ustaw typ odpowiedzi.

19. Jeżeli chcesz dołączyć do szablonu Ocenę menadżera, która w trakcie trwania widoczna jest tylko dla oceniającego, Włącz sekcję po prawej stronie aby mód dodawać do niej pytania. Po dokonaniu oceny można jej wyniki również udostępnić pracownikowi ocenianemu. 

20. Możesz dodać Współpracowników, czyli osoby z uprawnieniami administratora, które razem z tobą mogą edytować szablon pytań (nie mogą go jednak usunąć). Wybierz osobę z listy i ZAPISZ.

21. Możesz przetestować utworzony szablon pytań bez tworzenia cyklu oceny w systemie wykonując kalibrację. 

Wybierz osoby, które przetestują szablon i kliknij ZAPISZ. W trakcie kalibracji szablon nie może być aktywny i używany do cyklu oceny. Aby aktywować szablon do użycia pamiętaj aby wyłączyć kalibrację.

22. Jeżeli szablon jest gotowy i chcesz włączyć możliwość użycia go w cyklu oceny, wejdź w zakładkę Status i wybierz Aktywny a następnie ZAPISZ.