Rejestrowanie nowej korespondencji

Zmodyfikowano dnia pon, 1 Cze o 2:53 PO POŁUDNIU

Jak zarejestrować nową przesyłkę w systemie, aby prowadzić uporządkowany rejestr poczty przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej?

1. W zakładce Firma wybierz moduł Ewidencja korespondencji.

2. Wybierz + NOWA KORESPONDENCJA przy Ewidencji korespondencji.

3. Uzupełnij sekcję Podstawowe informacje o nowej przesyłce.

a. Wpisz Tytuł / Nazwę przesyłki.

Warto podać unikalny identyfikator (np. numer listu przewozowego lub temat), który ułatwi późniejsze wyszukiwanie.

b. Wybierz Rodzaj korespondencji:

- Wychodząca,

- Przychodząca,

- Wewnętrzna.

c. Wskaż Firmę, której dotyczy rejestrowana poczta.

4. Zdefiniuj Uczestników powiązanych z przesyłką.

a. Wybierz z listy Nadawcę oraz Odbiorcę dokumentu.

b. Określ status nadawcy, zaznaczając odpowiednio: Nadawca wewnętrzny lub Nadawca zewnętrzny.

5. Uzupełnij informacje w sekcji Wysyłka i Odbiór.

a. Oznacz, czy korespondencja została wysłana (tak / nie) i wskaż Datę wysłania.

b. Oznacz, czy korespondencja została odebrana (tak / nie) i wskaż Datę odbioru.

6. Ustal status Przekazania oraz dodaj ewentualne Komentarze.

a. W sekcji Przekazanie zaznacz, czy korespondencja została już przekazana właściwemu adresatowi (tak / nie).

Jeżeli została przekazana, wybierz osobę z listy i czas przekazania.

b. W polu Komentarze możesz wpisać dodatkowe uwagi lub logistyczne szczegóły.

7. Dodaj Załączniki z dysku.

Np. jeśli chcesz przechowywać cyfrową wersję dokumentu w systemie lub uzupełnić wpis o potwierdzenie nadania/ odbioru itp.

8. Wybierz DODAJ, aby zapisać wprowadzone dane w rejestrze.